Hallo pembaca,
bahasan kali ini adalah perihal yang paling sering dimintakan layanannya ke kantor notaris, namun sering orang rancu mengenai apa sebenarnya legalisasi dokumen dibandingkan pembukuan (waarmerking) dan kopi sesuai asli.
Mari kita bahas sedikit.
Dokumen apa sih yang boleh dimintakan legalisasi?
Dokumen yang boleh dimintakan legalisasi adalah dokumen yang ditandatangani secara dibawah tangan, artinya dokumen tersebut tidak dibuat secara notariil (tidak dirancang oleh Notaris).
Syarat Apa yang harus dipenuhi agar dokumen boleh dilegalisasi?
Syaratnya dokumen bawah tangan tersebut belum ditandatangani dan penandatanganannya (nanti) dilaksanakan di hadapan Notaris.
Jadi apa fungsi Notaris terhadap dokumen bawah tangan tersebut?
Berdasarkan Pasal 15 Undang-Undang Jabatan Notaris, Nomor 30 tahun 2004 ayat 2 (a), kewenangan Notaris dalam “Mengesahkan” (Legalisasi) dokumen itu adalah untuk:
mengesahkan tanda tangan dan menentapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan dengan mendaftarkan dalam buku khusus.
Jadi mohon dicatat: seandainya, ada Lembaga atau departemen pemerintah yang mensyaratkan dokumen (bawah tangan) anda untuk (paling tidak) di legalisasi di hadapan Notaris, mohon disiapkan waktu untuk menguhubungi Notaris dan menandatanganinya di hadapan Notaris, karena tanggal dokumen harus sama dengan tanggal Legalisasi dari Notaris.
Namun jika ternyata dokumen tersebut sudah terlanjur ditandatangani, maka anda hanya dapat melaksanakan “Pembukuan” (Waarmerking) atas surat/dokumen yang ditandatangani di bawah tangan tersebut. Berdasarkan Pasal 15 Undang-Undang Jabatan Notaris, Nomor 30 tahun 2004 ayat 2 (b), kewenangan Notaris dalam Membukukan (waarmerking) dokumen itu adalah untuk:
Membukukan surat-surat di bawah tangan dengan mendaftar di dalam buku khusus.
Mohon dicatat: apabila dokumen tersebut pada awalnya sebenarnya disyaratkan untuk dilegalisasi Notaris namun sudah terlanjur dilaksanakan penandatanganan atasnya, maka agar dapat dipastikan/ditanyakan kembali kepada Lembaga/departemen yang mensyaratkan legalisasi dokumen dimaksud, apakah masih boleh jika dokumen bawah tangan tersebut hanya mendapat cap Pembukuan/Waarmerking saja dari Notaris? Apabila tidak boleh, maka tidak ada jalan keluar lain selain menjadwalkan penandatangann ulang dokumen dimaksud di hadapan Notaris.
Ada satu hal lagi yang biasa dimintakan dari Notaris dan masuk dalam kewenangan Notaris yaitu memberikan kopi dari asli atau melakukan pengesahan kecocokan fotokopi dengan surat aslinya.
Kopi dari asli sebuah dokumen biasanya banyak dimintakan/diperlukan untuk kebutuhan pengarsipan (bahwa betul ada master dokumen/asli dari kopi dokumen yang digunakan tersebut).
Berdasarkan Undang-Undang Jabatan Notaris, Nomor 30 tahun 2004 ayat 2 (c) dan (d), kewenangan Notaris dalam Membuat Kopi dari asli adalah:
(C) Membuat kopi dari asli surat-surat bawah tangan berupa Salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat bersangkutan;
(D) melakukan pengesahan kecocokan fotokopi dengan surat aslinya;
Perlu dicatat, menurut hemat penulis: kopi dari asli di sini, haruslah diartikan bahwa; bukanlah menjadi tugas Notaris pula untuk memastikan/melakukan autentifikasi “keaslian” dokumen tersebut, selama bukan Notaris tersebut yang membuat dokumen Asli dari yang dibuatkan kopi asli olehnya.
Sebagaimana tertulis dalam aturan UU Pasal 15 diatas, wewenang Notaris dalam hal ini hanya menerima dokumen yang diakui asli oleh pemiliknya lalu membuat fotokopinya, dan “bukan memastikan keasliannya”.
Untuk memastikan suatu dokumen adalah asli, perlu kita bersama catat sebagaimana penulis kutip dari pernyataan seorang ahli dalam tulisan https://www.jabarpress.com/2018/02/02/saksi-ahli-praperadilan-uji-keaslian-ijazah-perlu-libatkan-semua-unsur-tak-cukup-labfor/ yakni:
“Tidak cukup hasil labfor (laboratorium forensik), otentikasi dokumen perlu juga melibatkan semua unsur, yaitu mendengar keterangan ahli berkompeten seperti ahli sejarah, bahasa atau linguistik, ahli cetak, dan lainnya; serta perlu arsip pembanding…”
Kemudian satu hal lagi, disinggung pula dalam tulisan tersebut, bahwa lembaga yang berwenang dalam membuat dokumen tersebut perlu juga dijadikan sumber pengecekan autentifikasi dokumen asli.
*Sumber bacaan lain: https://www.its.ac.id/news/2019/10/25/amankan-keaslian-dokumen-dengan-mekanisme-autentikasi/
Demikian bahasan kali ini, semoga bermanfaat.
Salam sukses selalu.